L'art des réunions efficaces et productives

Objectifs de la formation

• Comprendre le mécanisme de la communication, distinguer communication synchrone et asynchrone
• Clarifier les rôles des différents outils de communication en entreprise, identifier les situations de travail dans lesquelles une réunion est pertinente
• Planifier et préparer une réunion pour maximiser son impact et son efficacité
• Animer une réunion de manière productive
• Maximiser l’impact d’une réunion avec un suivi efficace

Programme détaillé

Voici le programme de la formation dans sa version la plus complète (formation de 1 journée, 7h) :

• Principes de communication en entreprise

1. Le schéma de la communication humaine
2. Communication efficace : principes et obstacles (pour quoi ? qui ? quand ? quoi ? comment ?)
3. La distinction fondamentale : communication synchrone vs. communication asynchrone

• Limites et mérites des réunions

1. Le problème avec les réunions : chiffres et statistiques
2. Concentration, interruptions gestion du temps passive vs. proactive
3. Communication synchrone et communication asynchrone : mérites et limites
4. La place des réunions dans l’attirail des modes de communication en entreprise
5. Réunion ou pas réunion : identifier quand une réunion est pertinente
6. Etudes de cas : Réunion ou pas réunion ? (réflexion individuelle, puis discussion collective)

• Préparer une réunion

1. Les types de réunions : informer, brainstormer, décider
2. Une question de timing : Combien de temps à l’avance ? Quand prévoir la réunion (rythmes de vigilance, rythmes de travail et timing idéal) ? Quelle durée (réunions courtes, loi de Parkinson) ?
3. Qui inviter ? Combien de personnes ?
4. Quoi : donner du sens, l’objet et les objectifs, éviter les surprises, qu’est-ce qui est précisément attendu de qui
5. Le travail préparatoire
6. Cas pratique : Je prépare une réunion

• Animer une réunion

1. Le set-up : qui de la salle, des réunions debout, etc.
2. Le focus, multitasking ou l’art de faire tout n’importe comment (la loi de Carlson)
3. L’heure c’est l’heure
4. L’importance du small talk en ouverture
5. Les profils de participants : relations, structure, idées, valeurs
6. Les différents rôles : animateur, décideur, facilitateur, rapporteur, etc.
7. Les règles du brainstorm
8. Les réunions en ligne
9. Les réunions hybrides
10. Règles pour clôturer une réunion
11. Cas pratique : J’anime une réunion

• Faire le suivi post-réunion

1. Quid du compte-rendu
2. Les « next steps »
3. Principes de gestion de projet
4. Etudes de cas : Réunion, et après ?

• Evaluation à chaud (questionnaire, réflexions, ressentis)

Modalités pédagogiques

Les méthodes pédagogiques employées pour l’atelier sont un mélange d’apports théoriques et de pratiques comme suit :

• Exposé et apports de contenu, questions-réponses
• Test d’auto-évaluation
• Echanges de pratiques et temps de réflexion
• Etudes de cas, cas pratiques

Les modalités d’évaluation des participants sont les suivantes : 

• Questionnement oral et auto-évaluation
• Appréciation de l’engagement et modération des exercices
• Questionnaire de satisfaction à chaud à la fin de la formation
• Remise d’une attestation individuelle de formation

Nos formateurs sont experts en gestion du temps et en efficacité personnelle.