Aidez vos équipes à mieux s’organiser et à gagner en efficacité

L'efficacité personnelle au travail désigne la capacité à atteindre les objectifs qui comptent, dans le temps disponible, sans épuiser ses ressources. Elle recouvre plusieurs savoir-faire : fixer ses priorités, organiser son temps, protéger sa concentration, retenir l'essentiel et passer de l'intention à l'action.

La psychologie y ajoute une dimension moins visible : le sentiment d'efficacité personnelle (self-efficacy), c'est-à-dire la croyance d'une personne en sa capacité à réussir une tâche donnée. Albert Bandura (1977) en distingue quatre sources :

• les expériences de maîtrise : les réussites déjà vécues
• le modelage social : la réussite observée chez un pair
• la persuasion verbale : les encouragements reçus de l'entourage
• l'état physiologique et émotionnel : la fatigue ou l'énergie du moment

Les deux sens se renforcent. Une méthode qui fonctionne nourrit la confiance, et cette confiance donne envie de tenir la méthode.

Plusieurs mécanismes bien identifiés expliquent une perte d'efficacité au travail, bien plus souvent qu'un manque de volonté :

• des objectifs flous : une consigne de type "faire de son mieux" produit une performance inférieure à un objectif précis assorti d'un retour (Locke et Latham, 2002)
• des bascules incessantes d'une tâche à l'autre, qui allongent le temps d'exécution et dégradent la performance cognitive (Rubinstein et al., 2001)
• une mémoire de travail saturée, quand tout repose sur la tête plutôt que sur un système d'organisation

Pour la personne, ces mécanismes produisent une fatigue sans rapport avec le travail accompli. À force d'échecs, ils érodent aussi le sentiment d'efficacité personnelle : moins une personne se croit capable, moins elle s'engage dans les tâches difficiles. Pour l'équipe, l'effet se propage par des délais qui glissent, du travail reporté sur les collègues et des réunions consacrées à rattraper ce qui n'a pas été tranché.

Une méthode d'organisation ne produit d'effet que lorsqu'elle devient une habitude, et une habitude s'installe lentement : sa formation demande une médiane d'environ 66 jours, avec de fortes différences d'une personne à l'autre (Lally et al., 2010). Les intentions de mise en œuvre accélèrent ce passage. Formuler un plan du type "si telle situation se présente, alors je fais ceci" augmente nettement la probabilité d'atteindre l'objectif fixé (Gollwitzer, 1999).

L'efficacité personnelle engage aussi le corps. L'attention, la mémoire et la capacité à décider dépendent du sommeil et de l'activité physique : un entraînement aérobie régulier peut freiner la diminution du volume de l'hippocampe liée à l'âge, avec un bénéfice sur la mémoire (Erickson et al., 2011). Les ateliers et formations du thème déclinent ces leviers selon le public et le format.